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Wie konfiguriere ich geforderte Dokumente und Dokumentvorlagen?
- Hier finden Sie die Funktion
- Einstellungen → Unternehmen für Firmendokumente oder Einstellungen → Mitarbeitende für Mitarbeiterdokumente
- Daran erkennen Sie das Ergebnis
- Die gespeicherte Dokumentenart ist als Notwendig, Optional oder Versteckt eingestuft; hinterlegte Vorlagen stehen zum Download bereit.
Auf dieser Seite
Welche Dokumente eine Firma oder eine Person auf Ihrer Baustelle vorlegen muss, bestimmen Sie selbst. In den Einstellungen wählen Sie die erforderlichen Dokumentenarten aus – und Sie können eigene Vorlagen hinterlegen, die Nachunternehmen herunterladen und ausgefüllt zurückgeben.
Kurzantwort
| Schritt | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Öffnen Sie Einstellungen → Firma (Firmendokumente) oder Einstellungen → Mitarbeiter (Mitarbeiterdokumente) |
| 2 | Wählen Sie den Reiter Dokumente und klicken Sie im Abschnitt Unternehmensdokumente bzw. Mitarbeiterdokumente auf Bearbeiten und wählen Sie die erforderlichen Dokumentenarten aus |
| 3 | Wechseln Sie zu Vorlagen und hinterlegen Sie über Neue Vorlage eigene Formulare zum Download |
| 4 | Klicken Sie auf Speichern |
Schritt 1: Öffnen Sie die Dokumenteneinstellungen
Firmendokumente konfigurieren Sie unter Einstellungen → Firma, Mitarbeiterdokumente unter Einstellungen → Mitarbeiter. Wählen Sie auf der jeweiligen Seite Dokumente für die Anforderungen oder Vorlagen für eigene Formulare.
Schritt 2: Erforderliche Dokumente auswählen
Klicken Sie im Abschnitt Unternehmensdokumente bzw. Mitarbeiterdokumente auf Bearbeiten und wählen Sie die Dokumentenarten aus, die auf der Baustelle erforderlich sind. Nicht ausgewählte Dokumentenarten werden auf dieser Baustelle nicht verlangt.
Für jede ausgewählte Dokumentenart legen Sie zusätzlich fest, wie sie eingereicht wird:
| Auswahl | Bedeutung |
|---|---|
| Selbstständig teilbar durch NU | Nachunternehmen können das Dokument vorab selbst mit der Baustelle teilen, sofern ihre Rolle auf der Baustelle das Teilen erlaubt. |
| Nur vor Ort | Nachunternehmen können das Dokument nicht mit der Baustelle teilen. Es wird vor Ort durch das Personal hochgeladen. |
Speichern Sie die Auswahl anschließend über Speichern.
Wichtig: Ein Dokument, das Sie als erforderlich auswählen, wirkt sich direkt auf den Zutritt aus, sofern Sie den Zutritt an vollständige Dokumente geknüpft haben.
Schritt 3: Eigene Vorlagen hinterlegen
Im Reiter Vorlagen, Abschnitt Vorlagen für Unternehmensdokumente stellen Sie eigene Formulare bereit – zum Beispiel eine Eigenerklärung oder eine Baustellenordnung. Nachunternehmen laden die Vorlage herunter, füllen sie aus und reichen sie als Dokument wieder ein.
Klicken Sie auf Neue Vorlage und füllen Sie den Dialog aus:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name (Pflichtfeld) | Bezeichnung der Vorlage |
| Beschreibung | Erläuterung für das Nachunternehmen |
| Gültig ab / Gültig bis (Pflichtfelder) | Zeitraum, in dem die Vorlage gilt |
| Datei | Die Vorlage als PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT oder PPTX |
| Externer Link | Alternative zur Datei, wenn die Vorlage extern liegt |
| Dokumententyp (Pflichtfeld) | Dokumentenart, zu der die Vorlage gehört |
| Sprache (Pflichtfeld) | Sprache der Vorlage |
Wählt ein Nachunternehmen beim Hochladen die passende Dokumentenart aus, erscheint die Vorlage direkt im Dialog – mit Vorlage herunterladen bzw. Externen Link öffnen. Enthält eine PDF-Vorlage im Reiter Dokumentenfelder ein Feld vom Typ Unterschrift, kann das Dokument zusätzlich über Digital unterschreiben ausgefüllt werden.
Tipp: Hinterlegen Sie dieselbe Vorlage in mehreren Sprachen, wenn auf Ihrer Baustelle internationale Nachunternehmen tätig sind. Jede Firma sieht dann die Fassung in ihrer bevorzugten Sprache.
Mitarbeiterdokumente und Mindestlohn
Unter Einstellungen → Mitarbeiter → Dokumente wählen Sie auf dieselbe Weise die erforderlichen Mitarbeiterdokumente aus – zum Beispiel Ausweisdokument, Arbeitserlaubnis oder Sozialversicherung. Die weiteren Reiter heißen Mindestlohn (unter anderem Karenzzeit (Tage)), Gruppen und Vorlagen. Dort verwalten Sie Mindestlohnvorgaben, Mitarbeitergruppen und Dokumentvorlagen getrennt. Eine Vorlage für die Mindestlohnbestätigung mit Unterschriftsfeld bietet im Dialog Mindestlohnbestätigung hochladen ebenfalls Digital unterschreiben an.
Weitere Hilfe benötigt?
Falls Sie weitere Unterstützung bei den Dokumenteneinstellungen benötigen, steht Ihnen unser Support-Team gerne zur Verfügung.