Wie konfiguriere ich geforderte Dokumente und Dokumentvorlagen?
Festlegen, welche Firmen- und Mitarbeiterdokumente notwendig, optional oder versteckt sind – und eigene Vorlagen zum Download für Nachunternehmen hinterlegen.
Welche Dokumente eine Firma oder eine Person auf Ihrer Baustelle vorlegen muss, bestimmen Sie selbst. In den Einstellungen legen Sie pro Dokumentenart fest, ob sie notwendig, optional oder versteckt ist – und Sie können eigene Vorlagen hinterlegen, die Nachunternehmen herunterladen und ausgefüllt zurückgeben.
Kurzantwort
| Schritt | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Öffnen Sie Einstellungen → Unternehmen (Firmendokumente) oder Einstellungen → Mitarbeitende (Mitarbeiterdokumente) |
| 2 | Setzen Sie je Dokumentenart Notwendig, Optional oder Versteckt |
| 3 | Hinterlegen Sie über Neue Vorlage eigene Formulare zum Download |
| 4 | Klicken Sie auf Speichern |
Schritt 1: Öffnen Sie die Dokumenteneinstellungen
Firmendokumente konfigurieren Sie unter Einstellungen → Unternehmen, Mitarbeiterdokumente unter Einstellungen → Mitarbeitende. Der Aufbau beider Seiten ist identisch.
Schritt 2: Dokumente als notwendig, optional oder versteckt einstufen
Klicken Sie im jeweiligen Abschnitt auf Bearbeiten. Anschließend stufen Sie jede Dokumentenart ein:
| Einstufung | Bedeutung |
|---|---|
| Notwendig | Das Dokument muss vorliegen und freigegeben sein |
| Optional | Das Dokument kann eingereicht werden, ist aber nicht verpflichtend |
| Versteckt | Das Dokument wird auf dieser Baustelle gar nicht abgefragt |
Zusätzlich steht je Dokumentenart die Option Selbstständig teilbar durch NU zur Verfügung. Ist sie aktiv, kann ein Nachunternehmen das Dokument eigenständig mit weiteren Baustellen teilen und muss es nicht erneut hochladen.
Speichern Sie die Einstufung anschließend über Speichern.
Wichtig: Stufen Sie ein Dokument als Notwendig ein, wirkt sich das direkt auf den Zutritt aus, sofern Sie den Zutritt an vollständige Dokumente geknüpft haben.
Schritt 3: Eigene Vorlagen hinterlegen
Im Abschnitt Vorlagen für Unternehmensdokumente stellen Sie eigene Formulare bereit – zum Beispiel eine Eigenerklärung oder eine Baustellenordnung. Nachunternehmen laden die Vorlage herunter, füllen sie aus und reichen sie als Dokument wieder ein.
Klicken Sie auf Neue Vorlage und füllen Sie den Dialog aus:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name (Pflichtfeld) | Bezeichnung der Vorlage |
| Beschreibung | Erläuterung für das Nachunternehmen |
| Gültig ab / Gültig bis (Pflichtfelder) | Zeitraum, in dem die Vorlage gilt |
| Datei | Die Vorlage als PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT oder PPTX |
| Externer Link | Alternative zur Datei, wenn die Vorlage extern liegt |
| Dokumententyp (Pflichtfeld) | Dokumentenart, zu der die Vorlage gehört |
| Sprache (Pflichtfeld) | Sprache der Vorlage |
Tipp: Hinterlegen Sie dieselbe Vorlage in mehreren Sprachen, wenn auf Ihrer Baustelle internationale Nachunternehmen tätig sind. Jede Firma sieht dann die Fassung in ihrer bevorzugten Sprache.
Mitarbeiterdokumente und Mindestlohn
Unter Einstellungen → Mitarbeitende konfigurieren Sie dieselben Einstufungen für Mitarbeiterdokumente – zum Beispiel Ausweisdokument, Arbeitserlaubnis oder Sozialversicherung. Zusätzlich finden Sie dort die Mindestlohn-Einstellungen und können über Neue Gruppe eigene Dokumentgruppen bilden.
Weitere Hilfe benötigt?
Falls Sie weitere Unterstützung bei den Dokumenteneinstellungen benötigen, steht Ihnen unser Support-Team gerne zur Verfügung.