Wie lege ich Pflichtangaben fest und erkenne fehlende Angaben?
Pflichtfelder für Mitarbeiter und Firmen festlegen, die Statusanzeige aktivieren und fehlende Angaben am Profilbild oder Firmenlogo sowie mit dem passenden Filter erkennen.
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Kurzantwort
Die Pflichtfelder legen Sie unter Einstellungen → Mitarbeiter → Pflichtfelder beziehungsweise Einstellungen → Firma → Pflichtfelder fest. Damit fehlende Angaben in den Listen sichtbar werden, muss zusätzlich unter Einstellungen → Allgemein → Statusanzeige der Status Pflichtangaben der Mitarbeiter beziehungsweise Pflichtangaben der Firmen aktiviert sein. Mit der passenden Status-Berechtigung erkennen Sie fehlende Angaben am gelb-orangen Rand um das Profilbild oder Firmenlogo.
Eine E-Mail-Adresse für Mitarbeiter verpflichtend machen
- Öffnen Sie die gewünschte Baustelle und Einstellungen → Mitarbeiter.
- Wechseln Sie zum Reiter Pflichtfelder und klicken Sie bei Pflichtfelder für Mitarbeiter auf Bearbeiten.
- Suchen Sie nach E-Mail und wählen Sie am Feld Notwendig.
- Klicken Sie auf Speichern.
Die Felder sind in Gruppen angeordnet und können über Suche eingegrenzt werden. Optional erlaubt eine leere Angabe; Versteckt blendet das Feld im betreffenden Formular aus. Zum Konfigurieren benötigen Sie Kann Pflichtangaben für MA und Firmen festlegen.
Für Firmen ist der Ablauf unter Einstellungen → Firma → Pflichtfelder gleich. Dort stehen auch Anforderungen an Projektverantwortliche wie Projektleiter oder Sicherheitsbeauftragter zur Verfügung.
Die Statusanzeige einschalten
- Öffnen Sie Einstellungen → Allgemein und den Reiter Statusanzeige.
- Klicken Sie bei Status der Nachunternehmen auf Bearbeiten.
- Aktivieren Sie Pflichtangaben der Mitarbeiter und/oder Pflichtangaben der Firmen.
- Speichern Sie und laden Sie bei Bedarf die Liste neu.
Das Ändern dieser Anzeige benötigt die Berechtigung zum Bearbeiten der allgemeinen Baustelleneinstellungen. Zum Sehen der Markierung braucht Ihre Rolle außerdem die passende Berechtigung für Mitarbeiter- beziehungsweise Firmen-Farbcodes. Fehlt der Reiter oder die Markierung, lassen Sie diese Voraussetzungen durch den Baustellenadministrator prüfen.
Den Rahmen und die fehlenden Felder verstehen
- Gelb-oranger Rand: Mindestens eine auf dieser Baustelle notwendige Angabe fehlt. Fahren Sie mit der Maus darüber; der Tooltip Fehlende Pflichtangaben nennt die Felder.
- Blauer Rand: Ein eigenes Bausicht-Konto ist vorhanden.
- Gelb-orange und blau geteilt: Beide Merkmale treffen zu.
Bei Firmen berücksichtigt die Markierung neben Firmenstammdaten auch die auf dieser Baustelle erforderlichen Projektverantwortlichen. In der Mitarbeiterverwaltung der eigenen Firma werden die Anforderungen der für diese Ansicht berücksichtigten Baustellen mit aktivierter Anzeige zusammengefasst.
Ein fehlender Rahmen beweist bei ausgeschalteter Anzeige oder fehlender Berechtigung keine Vollständigkeit. Die Markierung selbst ist nur ein Hinweis und sperrt keinen Zutritt.
Nur Einträge mit fehlenden Pflichtangaben anzeigen
Öffnen Sie Mitarbeiter beziehungsweise Firmen → Liste, dann Weitere Filter → Nur mit fehlenden Pflichtangaben. Der Filter zeigt die entsprechend markierten Einträge innerhalb Ihrer sichtbaren Liste. Auch Mitarbeiter ohne frühere Anwesenheit werden berücksichtigt; andere aktive Filter gelten zusätzlich. Entfernen Sie den Filter über seinen Filter-Chip.
In der Mitarbeiterverwaltung der eigenen Firma steht dieselbe Checkbox bei den Listenfiltern. Dort kann eine fehlende Angabe von unterschiedlichen Baustellen verlangt werden.
Der Dokumentenfilter ist dafür nicht geeignet: Nur mit fehlenden Dokumenten sucht fehlende Nachweise. Er findet keine fehlende E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder sonstige Pflichtangabe im Profil.
Gelten geänderte Pflichtfelder auch für bestehende Mitarbeiter und Firmen?
Ja. Die Vollständigkeit wird anhand der aktuellen Anforderungen der Baustelle geprüft. Wird beispielsweise E-Mail nachträglich notwendig, können bereits vorhandene Mitarbeiter deshalb als unvollständig erscheinen. Bestehende Werte werden nicht automatisch ergänzt.
Pflichtfelder und Statusanzeige bleiben getrennt: Wird die Statusanzeige ausgeschaltet, sind die Felder weiterhin notwendig. Beim Anlegen oder Zuweisen werden die dafür vorgesehenen Pflichtfeld-Prüfungen weiterhin ausgeführt.