Digitale Sicherheitsunterweisungen einrichten

Kurzantwort

Richten Sie zuerst die Rechte für Nachunternehmer ein. Laden Sie dann das Dokument für die Sicherheitsunterweisung hoch und fügen Sie bei Bedarf ein Quiz hinzu. Mit Unterweisungsgruppen fassen Sie zum Beispiel verschiedene Sprachversionen derselben Unterweisung zusammen.

Der Nachweis zeigt, wer wen wann eingewiesen hat; die Bestätigung kann digital unterschrieben werden. Erweiterte Unterweisungen protokollieren zusätzlich Ablauf und Ergebnis.

Rechte einstellen

Damit Nachunternehmer die Unterweisung einsehen und selbst durchführen können, benötigen sie die Berechtigungen „Kann Unterweisungen einsehen“ und „Kann Unterweisungen selbstständig absolvieren“.

• Gehen Sie zu Einstellungen → Berechtigungstabelle.
• Geben Sie „Unterweisungen“ in das Suchfeld ein.
• Klicken Sie oben rechts auf „Bearbeiten“.
• Aktivieren Sie in der Spalte „Nachunternehmer“ beide Berechtigungen: „Kann Unterweisungen einsehen“ und „Kann Unterweisungen selbstständig absolvieren“.
• Klicken Sie auf „Speichern“. In der Übersicht kennzeichnet ein blaues X eine aktivierte Berechtigung, wie im Screenshot gezeigt.

Sicherheitsunterweisung als Dokument hinterlegen

Wenn die Rechte eingerichtet sind, hinterlegen Sie die Inhalte. Eine Unterweisung enthält das Dokument in einer bestimmten Sprache.

• „Neue Unterweisung“ öffnen: Gehen Sie zu Einstellungen → Unterweisungen und klicken Sie oben rechts auf Neue Unterweisung. Anschließend öffnet sich dieser Dialog:

• Name und Sprache eintragen: Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein und wählen Sie die Sprache des Dokuments aus.
• Dokument hochladen: Klicken Sie auf den Upload-Bereich oder ziehen Sie Ihre Datei hinein. Erlaubt sind JPG-, PNG- und PDF-Dateien.
• Unterweisung speichern: Über + Mehr Optionen können Sie weitere Einstellungen einblenden. Klicken Sie anschließend auf Speichern.
• Weitere Sprachversionen hinterlegen: Legen Sie für jede zusätzliche Sprache eine passende Unterweisung an. Diese können Sie über eine Unterweisungsgruppe zusammenfassen.

Quiz zur Sicherheitsunterweisung anlegen

Mit einem Quiz prüfen Sie, ob die Teilnehmenden die Inhalte verstanden haben. Legen Sie zuerst die Fragen und Antworten an. Danach stellen Sie ein, wie viele Fragen gestellt werden und wie viele Antworten richtig sein müssen.

Öffnen Sie unter Einstellungen → Unterweisungen die gewünschte Sicherheitsunterweisung. Wählen Sie links Fragen.

• Klicken Sie auf „Neue Frage“.
• Tragen Sie die Frage und die möglichen Antworten ein. Legen Sie fest, welche Antworten richtig sind.
• Legen Sie fest, ob eine oder mehrere Antworten ausgewählt werden dürfen.
• Speichern Sie die Frage. Wiederholen Sie dies für die weiteren Fragen.

Öffnen Sie danach Bearbeiten → Stammdaten. Klicken Sie oben rechts auf „Bearbeiten“, um die Einstellungen zu ändern.

• Tragen Sie bei „Anzahl gestellter Fragen“ ein, wie viele Fragen im Quiz gestellt werden sollen.
• Legen Sie bei „Mindestens richtige Antworten“ fest, wie viele Antworten zum Bestehen richtig sein müssen. Beispiel: Bei 4 Fragen und 3 erforderlichen richtigen Antworten müssen 3 von 4 Fragen richtig beantwortet werden.
• Aktivieren Sie „Unterschrift erforderlich“, wenn die Teilnehmenden die Unterweisung unterschreiben sollen.
• Tragen Sie bei „Gültigkeit in Tagen“ ein, wann die Unterweisung wiederholt werden muss. Ohne Angabe bleibt sie unbegrenzt gültig.
• Wenn Sie bereits eine Unterweisungsgruppe angelegt haben, wählen Sie diese aus. Wie Sie eine Gruppe anlegen, steht im nächsten Abschnitt.
• Klicken Sie auf „Speichern“.

Unterweisungsgruppen einrichten

Eine Unterweisungsgruppe fasst zusammengehörige Unterweisungen zusammen, zum Beispiel die deutsche und englische Version. Mitarbeitende müssen nur eine dieser Versionen absolvieren. In der Gruppe legen Sie gemeinsame Vorgaben für Sprache, Gültigkeit und Quiz fest.

• Öffnen Sie unter Einstellungen → Unterweisungen den Bereich „Unterweisungsgruppen“. Klicken Sie auf „Neue Unterweisungsgruppe“ und geben Sie einen Namen ein.
• Wählen Sie die Standardsprache. Sie wird genutzt, wenn die gewünschte Sprache fehlt.
• Legen Sie die Gültigkeit in Tagen fest. Leer bedeutet: unbegrenzt gültig.
• Klicken Sie auf „Speichern“. Öffnen Sie dann die passende Unterweisung und wählen Sie die Gruppe unter Bearbeiten → Stammdaten aus.

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