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E-Mail-Benachrichtigungen für fehlgeschlagene Zutritte und neue Dokumente
- Vorab beachten
- Für ein zentrales Postfach: ein Benutzerkonto für dessen Adresse mit Rechten zum Ansehen von Dokumenten
- Hier finden Sie die Funktion
- Profil → Benachrichtigungen
- Daran erkennen Sie das Ergebnis
- Je nach Auswahl werden E-Mails mit dem Grund fehlgeschlagener Zutritte oder bei neu hochgeladenen Mitarbeiter- beziehungsweise Firmendokumenten versendet.
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Kurzantwort
Wählen Sie im Profilmenü oben rechts unter Einstellungen → Benachrichtigungen bei Zutrittsfehler bzw. Neues Dokument auf Baustelle den Weg E-Mail oder Beides. Für ein zentrales Postfach laden Sie dessen Adresse zuerst als Benutzer ein und geben ihm die Rechte zum Ansehen von Dokumenten.
Bausicht bietet zwei optionale E-Mail-Benachrichtigungen, die Sie selbst aktivieren können: eine Meldung bei fehlgeschlagenen Zutritten (inklusive Grund) und eine automatische Mitteilung, sobald Nachunternehmer neue Mitarbeiter- oder Firmendokumente hochladen. Beide Benachrichtigungen sind standardmäßig deaktiviert und müssen einmalig in Ihren Einstellungen eingeschaltet werden.
A) Fehlgeschlagene Zutritte
Wenn ein Zutritt fehlschlägt, erhalten Sie eine E-Mail mit dem jeweiligen Grund. So erkennen Sie zeitnah, warum eine Person keinen Zutritt erhalten hat, und können bei Bedarf reagieren.
So aktivieren Sie die Benachrichtigung
| Schritt | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Öffnen Sie oben rechts Ihr Profilmenü und wählen Sie Einstellungen. |
| 2 | Wechseln Sie zu Benachrichtigungen. |
| 3 | Wählen Sie bei Zutrittsfehler (Bereich Zutritt & Konto) E-Mail oder Beides. |
Die E-Mail enthält auch den Grund des Fehlschlags. Welche Zutrittsfehler eine Benachrichtigung auslösen, wird je Zugangspunkt unter Bearbeiten → Stammdaten im Feld Benachrichtigung festgelegt. Die E-Mails erhalten nur Nutzer mit der Berechtigung Kann fehlgeschlagene Zutritte von MA einsehen. bzw. Kann fehlgeschlagene Zutritte von Besuchern einsehen.
B) Neue Dokumente
Mit dieser Benachrichtigung erhalten Sie automatisch eine E-Mail, sobald Nachunternehmer neue Mitarbeiter- oder Firmendokumente hochladen. Das ist besonders nützlich für zentrale Postfächer und das Backoffice – etwa zur Prüfung neuer Dokumente oder zur Weitergabe an ein ERP-System.
Schritt 1: Zentrale E-Mail-Adresse als Benutzer einladen
Laden Sie die gewünschte zentrale E-Mail-Adresse (z. B. das Postfach Ihres Backoffice) als neuen Benutzer ein und vergeben Sie die Rechte zum Ansehen von Dokumenten. Nur mit diesen Rechten kann der Benutzer die Benachrichtigungen für neue Dokumente erhalten.
Schritt 2: Einladung annehmen und einloggen
Die Einladung muss über die zentrale E-Mail-Adresse angenommen werden. Melden Sie sich anschließend mit diesem Benutzer in Bausicht an.
Schritt 3: Benachrichtigungen aktivieren
Öffnen Sie oben rechts das Profilmenü, wählen Sie Einstellungen und wechseln Sie zu Benachrichtigungen. Wählen Sie dort bei Neues Dokument auf Baustelle (Bereich Dokumente) E-Mail oder Beides.
Anschließend geht für jedes neu hochgeladene Mitarbeiter- oder Firmendokument eine E-Mail an die zentrale Adresse.
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